Как организовать и провести пресс-конференцию

Пресс-конференция — это один из эффективных способов привлечь внимание журналистов и общественности к проблеме. Журналисты имеют возможность задать вопросы непосредственному носителю позиции или обладателю сведений.

Пресс-конференцию имеет смысл проводить для того, чтобы быстро и широко распространить информацию о каком-либо важном и неординарном событии; решить спорные вопросы, которые заведомо волнуют и будоражат общественность. Тема должна быть достаточно новой и достаточно интересной. 

Инициаторы пресс-конференции дожны отдавать отчет о ее предполагаемом результате: хотят ли они привлечь внимание общественности к актуальной проблеме, заявить о себе органам власти, распространить информацию о прецеденте и успехах и т.п.

Выбор времени и места

Для начала нужно выбрать день для проведения пресс-конференции. Это нужно делать с учетом специфики работы СМИ. Лучшие дни для проведения мероприятий для журналистов - это вторник, среда, четверг, а оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11:00 до 16:00. Выпуски крупных печатных изданий приходятся на вторую половину недели и журналисты должны успеть подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск.

Выжно чтобы в день. когды вы хотите собрать журналистов не было запланировано другое крупное мероприятие, которые може их отвлечь.

Место проведения должно быть доступно, желательно - привычно. До него должно быть просто добраться. Лучше выбирать небольшое помещение: лучше будет тесно, чем пусто. 

Составление пресс-релиза

Пресс-релиз должен заинтересовать журналистов в достаточной степени, чтобы заставить их прийти. Анонс не должен быть длинным и должен отражать суть.

Укажите место и время проведения мероприятия, тему. Заголовок должен привлечь внимание к дальнейшему тексту, он должен сразу цеплять читателя. 

Текст пресс-релиза должен отвечать на шесть основных вопросов: что/ где/ когда/ каким образом, благодаря кому и почему произошло или произойдет. Самую суть лучше описать в начале пресс-релиза.

Ниже можно добавить деталей и подробностей о событии или факте, об организации, человеке, о которых упоминается в релизе, включая заявленные позиции и оценки специалистов и участников. 

Обязательно должна быть информация об об организаторе и координаты — это телефон, факс. E-mail, адрес и т.п. автора пресс-релиза и ссылка на возможность обращаться к нему за более подробной информацией.

Как распространить пресс-релиз

Можно действовать через информационные агентства, которые рассылают специализированные выпуски анонсов публичных мероприятий и бесплатно публикуют там анонсы мероприятий для прессы. На такие выпуски подписано большинство СМИ.

Можно сделать подборку СМИ (из числа тех, кто пишет о теме) самостоятельно и отправить анонс мероприятия с приглашением. в подобранный перечень СМИ и журналистов.

Первое приглашение (пресс-релиз) нужно послеть за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не позднее чем за сутки стоит сделать контрольный обзвон.

Проведение пресс-конференции

На входе обычно организуется регистрация журналистов (ведется за столом с надписью “Регистрация участников”). Журналисты получают раздаточные материалы и оставляют свои контакты. Они могут пригодиться, если возникнет необходимость связаться с кем-то из участников персонально. 

Выступающие должны иметь таблички с указанием имени и должности. Желательно иметь микрофоны. 

Мероприятие начинает ведущий. Он начинает с вступительной речи на 5 минут, которая поможет создать нужный эмоциональный настрой, далее - представляет участников и передает им слово.

В задачи ведущего по ходу проведения входит определение очередности вопросов, отклонение вопросов, которые не относятся к теме, объявление о финале мероприятия.

При общении с журналистами рекомендуется использовать простые, легкие для цитирования фразы. При этом нужно соблюдать осторожность, что что нельзя доказать, лучше предварять словами «по моему мнению», «мы считаем…».

Если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы. К таким вопросам нужно быть готовыми. Можно использовать фразы: “Спасибо за острый вопрос” или “Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует”. А дальше… применяете банальный студенческий прием: говорите на ту тему, которую считаете нужной, например: “Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем…” Если не знаете ответа, так и скажите. Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов – это всегда хорошо звучит)

Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и т.п. и держите их под рукой.

Не забывайте про визуальные вспомогательные средства (Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты) вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость!

Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум 10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.

При небольшом количестве участников время проведения пресс-конференции можно сократить до размеров брифинга: короткое оперативное выступление обычно проводится стоя и занимает около 15 минут.

На случай небольшого количества вопросов можно заготовить свои вопросы, которые могут озвучить либо участники инициативной группы или они могут представлены как вопросы, поступившие накануне.  

Тем СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции, можно отправить пресс-релиз с материалами по итогам. Контакты журналистов, которые написали статьи, лучше сохранить и обращаться  ним с информацией о развитии событий. 

Примеры пресс-конференций по проблемам получения образования

Примеры анонса - приглашения на пресс-конференцию:

• «Пресс-конференция «Новый закон об образовании и школьная реальность»  http://www.asi.org.ru/announcement/12-noyabrya-vtornik-11-00-press-konferentsiya-pervogo-zamestitelya-predsedatelya-komiteta-gosdumy-rf-olega-smolina-na-temu-novy-j-zakon-ob-obrazovanii-shkol-naya-real-nost/

• Пример пресс-релиза «Пресс-конференция «Довузовское образование школьников» http://admissions.sfu-kras.ru/news/12783

Пример пресс-конференции о проблемах аутизма

Пример неверного выбора места проведения пресс-конференции "Актуальные проблемы математического образования в школе и вузе"

Обзор по итогам и видеозапись пресс-конференции о записи в первые классы в школы города, 6 декабря 2016, СПб г. - http://gov.spb.ru/gov/otrasl/educ/news/101918/

Обзор по итогам и видеозапись пресс-конференции руководителей школы "Летово" о начале приема учеников, 19.10.2016 https://ria.ru/sn_edu/20161019/1479571622.html